De beste tips voor een vlotte exportverzending

Je exportverzending optimaliseren in 5 stappen

Als je veel producten exporteert naar het buitenland, is het belangrijk dat je die op de juiste manier voorbereidt. Ladoc helpt je alvast op weg met een duidelijk stappenplan!

Stap 1: De geschikte primaire bescherming is een must

Het kiezen van een goede primaire bescherming voor je exportverzendingen is meteen de belangrijkste stap, want hiermee bescherm je je pakketjes tegen regen, schokken en stoten, vocht en andere externe invloeden. Tegenwoordig kan je kiezen uit verschillende vormen van primaire bescherming.

Voor exportverzendingen heb je in de meeste gevallen op zijn minst een dubbel golfkartonnen doos nodig en nog beter een doos uit driedubbel golfkarton. Zo worden zware en breekbare producten optimaal beschermd.

Nog een belangrijke factor om rekening mee te houden: de omstandigheden van de verzending, want op basis daarvan kies je een ander type verpakking. Let vooral op onderstaande factoren!

• Het aantal transities of overslagen: Pakketjes die zowel via de lucht als over het land en over water vervoerd worden, moeten doorgaans steviger verpakt worden.
• Het klimaat: Vochtproblemen door regen houd je op een afstand door een droogmiddel aan je verpakking toe te voegen. Een koeldoos is dan weer interessant bij sterke temperatuurschommelingen!
• De benodigde tijd voor transport en opslag: Worden je producten langdurig vervoerd of opgeslagen? Kies dan zeker voor sterke bescherming en een stevige doos. Een tip: met driedubbelgolfkarton voorkom je de meeste risico’s!

Stap 2: Kies de juiste secundaire bescherming voor je verzending

De primaire verpakking van je verzendingen is nu geregeld, maar ook de secundaire bescherming speelt een rol. Hiermee bedoelen we het opvulmateriaal van je dozen of kisten, zoals lucht- of papierkussens.
Houd er rekening mee dat dit beschermingsmateriaal een invloed heeft op het totale gewicht van de verzending, dus je kiest beter voor een oplossing die sterk, maar ook relatief licht is. Pakketjes worden tijdens verzending naar het buitenland het beste van alle kanten tegen stoten en schokken beschermd.

Zo kies je de beste secundaire bescherming:

• Houd het licht: Je kunt kiezen tussen schuimfolie, maar ook papier- of luchtkussens, opvulchips en meer. Luchtkussens wegen het minst!
• Een aangepaste doos: Het is aangeraden om de doos voor verzending aan te passen aan de afmetingen van je product. Ga bijvoorbeeld voor een verpakking met variabele hoogte, zodat je de te gebruiken opvulmaterialen tot een minimum kunt beperken.
• Geïntegreerde bescherming: Dozen met fixeerfolie of een andere vorm van geïntegreerde bescherming hebben geen extra opvulmateriaal nodig.

Stap 3: Je verpakkingen correct sluiten

Als je je dozen of kisten met het juiste materiaal gevuld hebt, moet je ze natuurlijk nog sluiten voor verzending. Het voordeel hiervan is dat je producten stevig blijven zitten, maar ook dat je ze naderhand gemakkelijker stapelt op een pallet. Heb je geen afplaktape? Gebruik dan gewoon een industriële nietmachine.

Belangrijk om te onthouden als je exportkisten gebruikt: deze bestaan doorgaans uit hout, waardoor je er dus geen tape op kunt plakken. Je gebruikt in dit geval dan ook best een sterke omsnoeringsband!

Hieronder enkele handige richtlijnen om je verpakkingen te sluiten voor verzending, op basis van gewicht:

Lichte pakketjes van minder dan 20 kg	Plak de tape in U-vorm op de doos en bevestig hem over de hele lengte aan de boven- en onderzijde van het pakje.
Middelgrote/zware pakketten van minder dan 40 kg	Breng de tape aan in een U-vorm en vervolgens een tweede U-strook langs de kortere zijden van de verpakking. Zo worden middelzware pakjes veiliger vervoerd en langdurig opgeslagen.
Zware/grote pakketten van meer dan 40 kg	Zware dozen sluit je het beste met een H-vormige structuur van tape over de hele lengte van de verpakking, bovenaan en onderaan. Daarna breng je telkens twee stroken tape aan over de randen ter versteviging.

Stap 4: je pakket voorbereiden op exportverzending

Verwerk je een grote hoeveelheid verzendingen? Dan raden we aan om een pallet te gebruiken, want dan bespaar je heel wat ruimte. Hieronder enkele handige tips:

• Zet de grote pakketten altijd bovenop de kleinere.
• Zorg dat je pakketjes nooit over de rand van het pallet komen.
• Gebruik hoekbeschermers, afdekvellen en tussenbladen om gestapelde dozen beter te beschermen.
• Wikkel je pallet voor verzending helemaal in met speciale wikkelfolie.
• Gebruik alleen (houten) palletten die aan de ISPM15-norm voldoen. Modellen uit karton, kunststof of houtvezel hoef je niet speciaal te behandelen voor een exportverzending!

Stap 5: De juiste etiketten als afwerking voor je verzending

Dan komen we bij de laatste stap van het proces om je pakketjes voor te bereiden voor verzending naar het buitenland: identificatie. Het is immers belangrijk dat zowel verzender als ontvanger duidelijk zien waar het pakje naartoe moet en wat erin zit. Hiervoor gebruik je het beste stevige verzendlabels, veilig opgeborgen in een doorzichtig documentenhoesje, dat je op de verpakking kleeft. Voeg hier ook eventueel andere (verplichte) transportdocumenten bij.

Let op: zorg dat je dit hoesje met de nodige documenten voor verzending duidelijk zichtbaar op de verpakking kleeft, zodat alles snel geïdentificeerd kan worden!

Ten slotte is het misschien geen slecht idee om een van onderstaande veiligheidshulpmiddelen en waarschuwingslabels te gebruiken om je verzending nog beter te beschermen. Denk aan:

1. Temperatuurindicatoren: deze waarschuwen je bij een plotse sterke temperatuurschommeling.
2. Schokindicatoren: hiermee wordt men op de hoogte gebracht wordt als er tijdens het verzenden, lossen of laden een pakketje valt.
3. Verpakkings- of gevarenlabels: perfect voor gevaarlijke, brandbare, giftige of ontvlambare goederen, maar ook breekbare producten.
4. Kantelindicatoren: deze waarschuwen geven wanneer er een pakketje is gekanteld.
5. Veiligheidsetiketten of -tape: die een waarschuwing achterlaten op de verpakking als ze verwijderd worden. Op die manier ziet men meteen of een pakketje al eens werd geopend tijdens verzending.

Vertrouw op professioneel advies van Ladoc voor al je exportverzendingen

Wil je dat je verzendingen naar het buitenland van een leien dakje verlopen? Gebruik dan zeker bovenstaande tips en advies om het goed te doen. Bij Ladoc helpen we je trouwens ook graag met een breed aanbod aan producten, van verzendlabels tot verpakkingen en meer. Ontdek ons uitgebreide gamma aan mogelijkheden en neem bij vragen contact met ons op!

Contact