Alles over verzendlabels

Wat zijn verzendlabels?

Verzendlabels of verzendetiketten zijn een onmisbare accessoire voor bedrijven in de logistieke sector of andere organisaties die producten en bestellingen versturen. Een verzendlabel is een sticker of label waarop belangrijke informatie staat over een verzending. Het doel? Zorgen dat een pakje of goederen bij de juiste persoon of onderneming terechtkomen.

Tegenwoordig kan je gemakkelijk zelf verzendlabels ontwerpen en drukken, eventueel door middel van een professionele labelprinter, zoals dit ZD230 model van Zebra . Lees verder om meer te weten over verzendlabels en wat er zoal op moet staan!

Belangrijke informatie op verzendlabels

Op een verzendlabel staan allerlei gegevens over de verzender, maar ook de ontvanger en andere informatie. Hieronder een overzicht van de belangrijkste gegevens:

• Afzendergegevens: de naam van de afzender, het adres en de contactinformatie (telefoonnummer en e-mailadres)
• Ontvangergegevens: waaronder de naam van de ontvanger, het adres van bestemming en de contactinformatie van de ontvanger
• Een barcode of traceernummer: Meestal is dit een streepjescode, QR-code of numerieke code om het pakje te identificeren en op te volgen tijdens het verzenden.
• Technische eigenschappen: zoals het gewicht in kilogram/ponden en de afmetingen van het pakje.
• Verzendingsgegevens: Denk maar aan de datum van verzending, het soort service (zoals express of standaard) en de verwachte leveringsdatum of leveringstermijn. Ook specifieke eigenschappen die van belang zijn voor de koerier, zoals ‘fragiel’, ‘breekbaar’ of ‘niet stapelen’, staan hierbij vermeld.
• Een barcode voor transporteurs: Bij bepaalde pakjes is een speciaal etiket of barcode nodig voor de vervoerder. Hierop staat belangrijke informatie om de bestelling te kunnen verwerken.
• Retourgegevens: die meestal optioneel zijn en onder andere het retouradres en info over het retourproces bevatten.

Let op: niet elk verzendetiket bevat dezelfde gegevens. Dit is vooral afhankelijk van het verzendbedrijf dat het pakje behandelt, maar ook de verzendmethode en de wensen van de ontvanger. Het is van essentieel belang om het verzendlabel correct en duidelijk in te vullen, want zo komen pakjes tijdig en veilig op hun bestemming. Vooral het traceernummer speelt hierbij een grote rol!

Een verzendlabel maken, hoe doe je dat?

Als logistiek bedrijf of onderneming in de transportsector is het belangrijk dat je verzendlabels correct opstelt. Baseer je hierbij op het verzendbedrijf en de leveringsmethodes die ze bieden. Volg onderstaande stappen om zelf je verzendetiketten te maken:

Verzamel alle nodige gegevens

Denk aan de afzendergegevens, de ontvangergegevens, het gewicht en de afmetingen van het pakje, de verzendingsinformatie, de traceercode en eventuele speciale instructies.

Kies je verzendingsmethode

Veelgebruikte opties zijn via de nationale post, maar ook externe koeriersdiensten of andere bedrijven. Houd er rekening mee dat de gekozen methode een invloed heeft op de opbouw van het verzendlabel!

Het gebruik van verzendingssoftware en -diensten

Tegenwoordig kan je gebruik maken van online platforms en apps om je verzendlabels op te stellen. Hieronder een stappenplan om dit goed te doen:

• Selecteer je verzendmethode, zoals standaardverzending, express, enzovoort.
• Vul de nodige info in, waaronder afzender- en ontvangergegevens, de afmetingen en het gewicht van het pakje en verzendingsinfo.
• Maak je verzendetiket aan en druk het bestand af als PDF of een ander printklaar formaat. Hiervoor heb je natuurlijk de juiste labelprinter en hoogwaardig printlin nodigt, zoals wax-resin printlint, om zeker te zijn van een goede leesbaarheid en kwaliteit!

Het verzendetiket bevestigen

Is je verzendlabel afgedrukt? Plak het dan op het pakketje en zorg dat het goed leesbaar is.

Betalen voor je verzending

De prijs en de geschikte betaalmethode voor je verzendetiket hangen vooral af van de gekozen verzendingsmethode, maar ook de provider.

Je verzending traceren

Je kunt vanaf nu het traceernummer van je verzendlabel gebruiken om je pakje te volgen via de app of website van de koerier.

Verzend je slechts af en een toe pakket en gebruik je geen partijen zoals Sendcloud of MyParcel? Dan kan je altijd verzendetiketten aanschaffen bij bijvoorbeeld PakketHero. De stappen die je moet doorlopen voor je verzendlabels hangen natuurlijk af van de gebruikte software. Volg de instructies altijd goed, zodat je verzendetiketten correct zijn en je bestelling vlot vervoerd kan worden!

Alles over het formaat van een verzendlabel

De meest gebruikte standaardafmetingen voor een verzendlabel bedragen 4 X 6 inch (of 10 X 15 centimeter). Dit formaat zorgt voor een goede leesbaarheid en de nodige ruimte voor de belangrijkste gegevens. Bepaalde diensten, zoals DHL, maken gebruik van verzendlabels met meerdere barcodes en gebruiken iets langere labels van 100 x 210 mm. Verzendlabels van PostNL en verzendetiketten van GLS of UPS zijn ook in verschillende afmetingen verkrijgbaar bij Ladoc!

Aan de andere kant hangt het formaat van een verzendlabel ook af van:

• Het verzendbedrijf
• De (streekgebonden) regelgeving
• De specifieke vereisten van de sector

Meestal hanteert men geen vaste minimumafmetingen voor verzendlabels, althans niet wereldwijd. De meeste bedrijven hebben hun eigen criteria voor verzendlabels. Natuurlijk is het wel altijd zo dat een verzendetiket groot genoeg moet zijn om belangrijke informatie ervan te kunnen aflezen. Alleen zo kan het pakketje correct verwerkt worden door de logistieke dienstverlener (postbedrijven, koeriersdiensten en meer). Deze informatie omvat, zoals gezegd, gegevens over de ontvanger, verzender en alle hierboven genoemde informatie.

Meestal drukt men een verzendlabel af op een sticker of etiket dat groot genoeg is voor een goede leesbaarheid. Ook moeten de barcode en tekst snel en goed gescand kunnen worden door het gebruikte scanapparatuur. Belangrijk om te weten: de exacte vereisten variëren naargelang het verzendbedrijf en zelfs de regio of het land. Volg dus altijd de richtlijnen op van de koeriersdienst die je inschakelt!